Quando se inicia um projeto de UX, é comum haver incertezas sobre o sucesso das iniciativas. A hesitação surge, especialmente em equipes que já se frustraram com promessas vazias e entregas insatisfatórias. Um bom UX tem um impacto significativo nos negócios, mas é crucial construir confiança nos projetos futuros, abordando os principais obstáculos e revelando as deficiências ocultas que afetam as pessoas envolvidas.
Os gargalos são pontos críticos em qualquer empresa. Quase toda equipe, unidade ou departamento enfrenta um. Frequentemente, os funcionários reclamam deles, mas raramente chegam ao conhecimento da alta administração, que está distante das operações diárias.
O gargalo pode ser o único desenvolvedor sênior da equipe, uma ferramenta legada problemática ou um fluxo confuso que gera erros. Eles são a causa de longos tempos de espera, atrasos nas entregas e cortes inadequados.
É possível que não consigamos eliminar o gargalo, mas, para um fluxo de trabalho eficiente, é essencial garantir que os recursos não críticos não produzam mais do que o gargalo pode suportar. Todos os processos e iniciativas devem ser alinhados para apoiar e maximizar a eficiência do gargalo.
Portanto, antes de iniciar qualquer trabalho de UX, identifique os fatores que estão retardando a organização. Demonstre que não é o trabalho de UX que interrompe o fluxo, mas sim as interrupções internas que o UX pode ajudar a resolver. Ao entregar um pequeno valor do trabalho de UX, você pode se surpreender com a rapidez com que as pessoas desejam ver mais do que você tem a oferecer.
A Importância de Visualizar o Trabalho para Otimizar o Valor do trabalho de UX
Reuniões, revisões, experimentações, apresentações, implementações, suporte, atualizações, correções: o trabalho não planejado impede a conclusão de outras tarefas. Expor as causas do trabalho não planejado e identificar os gargalos críticos que atrasam a entrega não é apenas o primeiro passo para melhorar os fluxos de trabalho existentes, mas também um bom ponto de partida para demonstrar o valor do trabalho de UX.
Para entender os pontos de atrito no dia a dia das pessoas, agende conversas individuais com a equipe e pergunte o que está causando lentidão. Encontre um problema que afete a todos. Talvez o excesso de trabalho em andamento resulte em entregas tardias e baixa qualidade, ou reuniões longas roubando tempo precioso.
Um detalhe frequentemente negligenciado é que não podemos gerenciar o trabalho que é invisível. Por isso, é crucial visualizar o trabalho primeiro. Depois de identificar o gargalo, podemos sugerir formas de melhorá-lo, como introduzir 20% de tempo ocioso se a carga de trabalho estiver muito alta, ou encurtar as reuniões para liberar tempo para outras tarefas.
A ideia de que o trabalho nunca é “apenas o trabalho” está profundamente ligada à Teoria das Restrições, descoberta pelo Dr. Eliyahu M. Goldratt. Essa teoria demonstra que qualquer melhoria feita fora do gargalo é uma ilusão.
Qualquer melhoria após o gargalo é inútil, pois ele sempre estará faminto, aguardando o trabalho do gargalo. E qualquer melhoria feita antes do gargalo resulta em mais trabalho acumulado no gargalo.
Tempo de Espera e Ocupação: O Segredo para um Fluxo de Trabalho Eficiente
Para melhorar o fluxo, às vezes é necessário congelar o trabalho e concentrar-se em um único projeto. Tão importante quanto controlar a liberação de trabalho é gerenciar as transferências. O tempo de espera para um determinado recurso é a porcentagem de tempo em que o recurso está ocupado, dividida pela porcentagem de tempo em que está ocioso. Se um recurso é utilizado em 50%, o tempo de espera é 50/50, ou 1 unidade.
Se o recurso é utilizado em 90%, o tempo de espera é 90/10, ou 9 vezes maior. E se for utilizado em 99% do tempo, é 99/1, ou seja, 99 vezes maior do que se esse recurso fosse utilizado em 50%. O ponto crítico é tornar os tempos de espera visíveis para que você saiba quando seu trabalho passa dias na fila de alguém.
Os tempos exatos não importam, mas se um recurso está ocupado 99% do tempo, o tempo de espera irá disparar.
Nosso objetivo é maximizar o fluxo, o que significa explorar a restrição, mas criar tempos ociosos para não restringir a otimização do desempenho do sistema.
Uma descoberta surpreendente para mim foi que qualquer tentativa de maximizar a utilização de todos os recursos – 100% de ocupação em todos os departamentos – pode ser, na verdade, contraproducente. Como Goldratt observou: “Uma hora perdida em um gargalo é uma hora perdida em todo o sistema. Uma hora economizada em um não gargalo não tem valor.”
Pode ser uma boa pedida ler The Phoenix Project, um livro incrível que explora todos os detalhes da Teoria das Restrições descrita acima.
Não é um livro de design, mas sim para designers que desejam ser mais estratégicos em seu trabalho. É uma leitura agradável e muito realista sobre as dificuldades de entrega, embora em um aspecto mais técnico.
As pessoas não gostam de mudanças repentinas e incertezas, e o trabalho de UX frequentemente interrompe suas formas habituais de trabalhar. Não surpreendentemente, a maioria das pessoas tende a bloqueá-lo por padrão. Portanto, antes de introduzir grandes mudanças, precisamos obter o apoio deles para nossas iniciativas de UX.
Precisamos construir confiança e mostrar o valor do trabalho de UX que pode ter para o trabalho diário deles. Para conseguir isso, podemos trabalhar em conjunto com eles, ouvindo os pontos problemáticos que encontram em seus fluxos de trabalho e as coisas que os atrasam.
Ao expor as interrupções internas, podemos abordar esses gargalos críticos e sugerir medidas para tornar os fluxos de trabalho existentes mais eficientes. Essa é a base para conquistar a confiança deles e mostrar que o trabalho de UX não interrompe, mas sim resolve problemas.
Primeira: Este conteúdo foi auxiliado por Inteligência Artificiado, mas escrito e revisado por um humano.