O SharePoint com permissões granulares é uma ferramenta poderosa para colaboração, permitindo que equipes gerenciem documentos, fluxos de trabalho e permissões de forma eficiente. Este guia explica como criar um site do SharePoint para nove membros, configurar três pastas de documentos e definir permissões específicas para que cada pasta seja acessível apenas por três membros exclusivos e cada arquivo dentro dessas pastas seja acessível por apenas um membro.
Essa configuração garante o acesso seguro e baseado em funções a dados confidenciais. Vamos começar a entender como configurar o SharePoint com permissões granulares.
Passo 1: Criar um Site do SharePoint
Antes de começar, é importante verificar se você tem os pré-requisitos corretos. Para criar um site do SharePoint, você precisa:
- Ter privilégios de administrador do Microsoft 365 ou do SharePoint.
- Definir um propósito claro para o site, como colaboração departamental ou gestão de projetos.
Criando o Site
O primeiro passo é acessar o Centro de Administração do SharePoint:
- Vá para o Centro de administração do Microsoft 365, clique em “Mostrar tudo” e selecione “SharePoint”.
Agora, crie um novo site:
- Na seção “Sites” e depois em “Sites ativos”, clique em “Criar” e escolha entre “Site de equipe” ou “Site de comunicação”.
Escolha o tipo de site que melhor se adapta às suas necessidades:
- Site de equipe: Ideal para colaboração, incluindo um grupo do Microsoft 365.
- Site de comunicação: Adequado para divulgar informações, sem a necessidade de um grupo.
Preencha os detalhes do site:
- Nome do site: Por exemplo, “Hub do Departamento Financeiro”.
- Descrição do site: Explique brevemente o propósito do site.
- Configurações de privacidade: Escolha “Público” (acesso aberto) ou “Privado” (acesso restrito).
Adicione os membros do site:
- Insira os endereços de e-mail ou nomes de usuário dos membros que você deseja adicionar.
Passo 2: Criar Pastas de Documentos
Após criar o site, o próximo passo é organizar os documentos em pastas específicas:
- Acesse o seu site e clique em “Documentos” no menu à esquerda para chegar à biblioteca de documentos.
Crie as pastas necessárias:
- Clique em “Novo” e depois em “Pasta”. Dê um nome à pasta.
Para este exemplo, crie três novas pastas dentro da biblioteca de documentos, nomeando-as como “Financeiro”, “Jurídico” e “Auditoria”.
Passo 3: Atribuir Permissões Granulares às Pastas no SharePoint
A etapa crucial é definir quem pode acessar cada pasta. Para isso, siga os passos para cada pasta:
- Interrompa a Herança de Permissões:
- Passe o mouse sobre a pasta, clique nos três pontos (Mais) e selecione “Gerenciar acesso”.
- Clique em “Configurações avançadas”.
- Selecione “Parar de herdar permissões” e confirme.
- Remova as permissões de usuário existentes para garantir que apenas os membros designados tenham acesso.
- Conceda Acesso a 3 Membros Específicos:
- Clique em “Conceder acesso”, insira os e-mails ou nomes de usuário dos três membros.
- Defina as permissões como “Editar” para permitir o upload de arquivos.
- Desmarque “Enviar um convite por e-mail” (opcional).
- Clique em “Salvar”.
Repita este processo para as pastas “Jurídico” e “Auditoria”, atribuindo os respectivos três membros a cada uma.
Passo 4: Criar Arquivos Dentro das Pastas
Agora, vamos criar os arquivos dentro de cada pasta e definir permissões únicas para cada um:
- Crie os Arquivos:
- Abra a pasta (por exemplo, “Auditoria”), clique em “Novo” e escolha o tipo de arquivo (Word, Excel, etc.).
- Defina Permissões Únicas para Cada Arquivo:
- Passe o mouse sobre o arquivo, clique nos três pontos (Mais) e selecione “Gerenciar acesso”.
- Clique em “Configurações avançadas” e selecione “Parar de herdar permissões”.
- Remova todos os usuários existentes, exceto o membro específico que deve ter acesso a este arquivo.
- Repita para cada arquivo dentro da pasta “Auditoria”, atribuindo cada arquivo a um membro diferente do grupo de três.
Repita os passos acima para as pastas “Financeiro” e “Jurídico”, garantindo que cada arquivo seja acessível apenas por um membro específico dentro de cada grupo.
Ao configurar o SharePoint com permissões granulares, você garante que as informações confidenciais permaneçam protegidas e acessíveis apenas para as pessoas certas. Este processo envolve a criação de um site, a organização de documentos em pastas específicas e a atribuição de permissões exclusivas a cada pasta e arquivo.
Práticas recomendadas
- Audite as permissões periodicamente através das configurações do site.
- Utilize grupos do SharePoint para facilitar o gerenciamento em equipes maiores.
- Treine os membros da equipe sobre como acessar o conteúdo designado.
Essa estrutura minimiza a exposição de dados, promovendo o trabalho em equipe. A flexibilidade do SharePoint garante que os dados da sua organização permaneçam acessíveis e seguros.
Este conteúdo foi auxiliado por Inteligência Artificiado, mas escrito e revisado por um humano.
Via dev.to