Quando se inicia um projeto de UX, é comum que haja incerteza sobre o sucesso das iniciativas. A hesitação, especialmente de equipes que já se frustraram com promessas vazias e entregas ruins, é compreensível. Um bom UX tem um impacto significativo nos negócios, mas é preciso construir confiança nos projetos. Para isso, é fundamental identificar gargalos críticos e deficiências ocultas que afetam as pessoas envolvidas.
É sobre isso que vamos tratar, mostrando como construir essa confiança e como o UX pode ser um solucionador de problemas, ao invés de um disruptor.
Valor do trabalho de UX não é sobre interromper, mas solucionar.
Os gargalos são os pontos mais problemáticos em qualquer empresa. Quase toda equipe, unidade ou departamento tem um. Frequentemente, os funcionários reclamam deles, mas raramente chegam à alta administração, que está distante das operações diárias.
Um gargalo pode ser o único desenvolvedor sênior da equipe, uma ferramenta legada com problemas ou um fluxo confuso que gera erros constantemente. Eles são a causa de longos tempos de espera, atrasos e cortes inadequados.
Talvez não seja possível eliminar o gargalo, mas, para um fluxo de trabalho eficiente, é preciso garantir que os recursos não-limitantes não produzam mais do que o gargalo pode suportar. Todos os processos e iniciativas devem ser alinhados para apoiar e maximizar a eficiência do gargalo.
Antes de iniciar qualquer trabalho de UX, é importante identificar os pontos que estão desacelerando a organização. É preciso mostrar que o UX não atrapalha, mas que pode ajudar a resolver problemas internos. Ao entregar um pequeno valor do trabalho de UX, as pessoas vão querer ver mais do que você tem a oferecer.
O Trabalho Nunca É Apenas “O Trabalho”
Reuniões, revisões, experimentos, apresentações, implantação, suporte, atualizações, correções — o trabalho não planejado impede a conclusão de outras tarefas. Expor as causas do trabalho não planejado e encontrar os gargalos que atrasam as entregas é o primeiro passo para melhorar os fluxos de trabalho existentes e mostrar o valor do trabalho de UX.
Para entender melhor os pontos de atrito no dia a dia das pessoas, converse individualmente com a equipe e pergunte o que as está atrasando. Encontre um problema que afete a todos. Talvez o excesso de trabalho em andamento resulte em entregas tardias e baixa qualidade, ou reuniões longas demais estejam consumindo tempo precioso.
Um detalhe frequentemente ignorado é que não podemos gerenciar o que não vemos. Por isso, é fundamental visualizar o trabalho primeiro. Ao identificar o gargalo, podemos sugerir maneiras de melhorá-lo. Isso pode incluir a introdução de 20% de tempo ocioso se a carga de trabalho estiver muito alta, ou a redução da duração das reuniões para liberar tempo para outras tarefas.
A Teoria das Restrições
A ideia de que o trabalho nunca é apenas “o trabalho” está ligada à Teoria das Restrições, descoberta pelo Dr. Eliyahu M. Goldratt. Essa teoria mostra que qualquer melhoria feita em outro lugar que não seja o gargalo é uma ilusão.
Qualquer melhoria após o gargalo é inútil, pois ele sempre estará esperando por trabalho. E qualquer melhoria antes do gargalo resulta em mais trabalho acumulado no gargalo.
Tempo de Espera = Ocupado ÷ Ocioso
Para melhorar o fluxo, às vezes é preciso interromper o trabalho e focar em um único projeto. Gerenciar as transferências é tão importante quanto controlar a liberação de trabalho. O tempo de espera para um determinado recurso é a porcentagem de tempo que o recurso está ocupado dividida pela porcentagem de tempo que está ocioso. Se um recurso é utilizado em 50%, o tempo de espera é 50/50, ou 1 unidade.
Se o recurso é utilizado em 90%, o tempo de espera é 90/10, ou 9 vezes maior. E se for utilizado em 99% do tempo, é 99/1, ou seja, 99 vezes maior do que se o recurso fosse utilizado em 50%. O importante é tornar os tempos de espera visíveis, para saber quando seu trabalho está parado na fila de alguém por dias.
Os números exatos não importam, mas se um recurso estiver ocupado 99% do tempo, o tempo de espera será enorme.
Evite 100% de Ocupação
O objetivo é maximizar o fluxo, o que significa explorar a restrição, mas criar tempos ociosos para não restringir a otimização do desempenho do sistema.
Uma descoberta surpreendente foi que qualquer tentativa de maximizar a utilização de todos os recursos — 100% de ocupação em todos os departamentos — pode ser contraproducente. Como Goldratt observou, “Uma hora perdida em um gargalo é uma hora perdida em todo o sistema. Uma hora economizada em um não-gargalo não tem valor.”
Leitura Recomendada: “The Phoenix Project”
Recomendo o livro The Phoenix Project, que detalha a Teoria das Restrições.
Não é um livro de design, mas para designers que querem ser mais estratégicos em seu trabalho. É uma leitura sobre as dificuldades de entrega, do ponto de vista técnico. Aproveite para conhecer cinco filmes subestimados na Netflix para assistir em março de 2025, uma ótima opção para relaxar após a leitura.
Para finalizar, as pessoas não gostam de mudanças repentinas e incertezas, e o trabalho de UX geralmente perturba suas formas de trabalhar. A maioria tende a bloqueá-lo por padrão. Antes de grandes mudanças, precisamos do apoio deles para nossas iniciativas de UX.
Precisamos construir confiança e mostrar o valor do trabalho de UX para o dia a dia deles. Para isso, podemos trabalhar juntos, ouvindo os problemas que encontram em seus fluxos de trabalho e as coisas que os atrasam.
Depois de identificar os problemas internos, podemos enfrentar os gargalos e sugerir medidas para tornar os fluxos de trabalho mais eficientes. Essa é a base para conquistar a confiança e mostrar que o UX não atrapalha, mas resolve problemas.
Primeira: Este conteúdo foi auxiliado por Inteligência Artificiado, mas escrito e revisado por um humano.