Construir confiança em projetos de User Experience (UX) é crucial, especialmente quando as equipes já enfrentaram promessas vazias e resultados insatisfatórios. Um bom UX tem um impacto significativo nos negócios, e para garantir o sucesso, é essencial identificar e resolver os principais obstáculos e deficiências que afetam as pessoas envolvidas no projeto. Este artigo explora como abordar esses desafios e demonstrar o valor do trabalho UX.
O objetivo é mostrar que o UX não é uma interrupção, mas sim uma solução para os problemas internos que afetam a eficiência e a produtividade das equipes.
O Que Causa a Falta de Confiança em Projetos de UX?
No início de qualquer projeto de UX, é comum encontrar resistência e hesitação por parte das equipes, principalmente daquelas que já se sentiram desiludidas por experiências negativas no passado. Essas equipes podem ter vivenciado promessas não cumpridas e entregas de baixa qualidade, o que gera desconfiança em relação a novas iniciativas de UX.
Para reverter essa situação, é fundamental construir confiança, mostrando o impacto positivo que o UX pode ter nos negócios. Isso pode ser feito abordando os gargalos críticos e revelando as deficiências ocultas que afetam diretamente o dia a dia das equipes. Ao resolver esses problemas, é possível demonstrar o valor do trabalho UX de forma tangível e conquistar o apoio das pessoas envolvidas.
Como o UX Resolve Problemas e Não Interrompe o Fluxo de Trabalho
Os gargalos são pontos críticos que afetam negativamente o desempenho de qualquer empresa. Quase toda equipe, unidade ou departamento possui um gargalo, que geralmente é conhecido pelos funcionários que reclamam sobre ele. No entanto, esses problemas raramente chegam ao conhecimento da alta administração, que está distante das operações diárias.
Esses gargalos podem se manifestar de diversas formas, como a dependência de um único desenvolvedor sênior, o uso de ferramentas desatualizadas ou fluxos confusos que geram erros constantemente. Independentemente da sua natureza, os gargalos são frequentemente a causa de longos tempos de espera, atrasos nas entregas e decisões equivocadas que comprometem a qualidade do trabalho.
Embora nem sempre seja possível eliminar completamente um gargalo, é essencial garantir que os recursos não limitantes não produzam mais do que o gargalo pode suportar. Todos os processos e iniciativas devem ser alinhados para apoiar e maximizar a eficiência do gargalo, garantindo um fluxo de trabalho mais suave e eficiente.
Antes de iniciar qualquer projeto de UX, é importante identificar os fatores que estão retardando a organização. Mostre que o UX não é uma ferramenta de disrupção, mas sim uma solução para os problemas internos que afetam a produtividade. Ao entregar um pequeno valor do trabalho UX, você pode se surpreender com a rapidez com que as pessoas passam a valorizar o seu trabalho e a desejar mais soluções.
A Importância de Visualizar o Trabalho
O trabalho não se resume apenas à execução de tarefas. Reuniões, revisões, experimentações, apresentações, implementações, suporte, atualizações e correções são atividades que consomem tempo e podem impedir a conclusão de outras tarefas. Expor as causas do trabalho não planejado e identificar os gargalos críticos que retardam as entregas são passos cruciais para melhorar os fluxos de trabalho existentes e demonstrar o valor do trabalho UX.
Para entender melhor os pontos de atrito no dia a dia das pessoas, é fundamental realizar reuniões individuais com a equipe e perguntar o que está dificultando o trabalho. Identifique um problema que afete a todos, como o excesso de trabalho em andamento que resulta em entregas atrasadas e baixa qualidade, ou reuniões longas que consomem tempo valioso.
Um detalhe frequentemente negligenciado é que não podemos gerenciar o que não podemos ver. Por isso, é tão importante visualizar o trabalho. Ao tornar o trabalho visível, podemos identificar os gargalos e sugerir formas de melhorá-los. Por exemplo, podemos introduzir tempos ociosos de 20% se a carga de trabalho for muito alta, ou encurtar as reuniões para liberar tempo para outras tarefas.
Teoria das Restrições e a Eficiência do Fluxo de Trabalho
A ideia de que o trabalho não se resume apenas à execução de tarefas está intimamente ligada à Teoria das Restrições, descoberta pelo Dr. Eliyahu M. Goldratt. Essa teoria demonstra que qualquer melhoria feita em um ponto que não seja o gargalo é uma ilusão, pois não contribui para a melhoria do fluxo de trabalho como um todo.
Qualquer melhoria feita após o gargalo é inútil, pois ele sempre estará esperando por trabalho. E qualquer melhoria feita antes do gargalo resulta em um acúmulo de trabalho no gargalo, sobrecarregando-o ainda mais. Para melhorar o fluxo, às vezes é necessário congelar o trabalho e concentrar-se em um único projeto.
Otimizando o Fluxo de Trabalho Através do Gerenciamento de Entregas
Tão importante quanto controlar a liberação do trabalho é gerenciar as entregas. O tempo de espera por um determinado recurso é a porcentagem de tempo em que o recurso está ocupado dividida pela porcentagem de tempo em que está ocioso. Se um recurso é utilizado em 50% do tempo, o tempo de espera é 50/50, ou 1 unidade.
Se o recurso é utilizado em 90% do tempo, o tempo de espera é 90/10, ou 9 vezes maior. E se é utilizado em 99% do tempo, é 99/1, ou seja, 99 vezes maior do que se esse recurso fosse utilizado em 50% do tempo. O ponto crítico é tornar os tempos de espera visíveis, para que você saiba quando seu trabalho passa dias na fila de alguém.
Os tempos exatos não importam, mas se um recurso estiver ocupado 99% do tempo, o tempo de espera aumentará exponencialmente. Ao visualizar esses tempos, é possível identificar os pontos de estrangulamento e tomar medidas para otimizar o fluxo de trabalho.
A Busca Pelo Equilíbrio Ideal na Ocupação dos Recursos
Nosso objetivo é maximizar o fluxo, o que significa explorar a restrição, mas criar tempos ociosos para não restringir a otimização do desempenho do sistema. Uma descoberta surpreendente foi que qualquer tentativa de maximizar a utilização de todos os recursos (ocupação de 100% em todos os departamentos) pode ser contraproducente.
Como Goldratt observou, “Uma hora perdida em um gargalo é uma hora perdida em todo o sistema. Uma hora economizada em um ponto que não é um gargalo não tem valor”. Portanto, é essencial encontrar o equilíbrio ideal na ocupação dos recursos, priorizando a eficiência do gargalo e permitindo tempos ociosos para os demais recursos.
Uma leitura recomendada é The Phoenix Project, um livro que explora em detalhes a Teoria das Restrições. Embora não seja um livro de design, é uma ótima leitura para designers que desejam ser mais estratégicos em seu trabalho, abordando as dificuldades de entrega de projetos de forma realista e envolvente.
As pessoas geralmente resistem a mudanças e incertezas, e o trabalho de UX frequentemente altera suas formas habituais de trabalhar. Para evitar essa resistência, é fundamental obter o apoio das pessoas antes de introduzir grandes mudanças, construindo confiança e mostrando o valor do trabalho UX para o seu dia a dia.
Para isso, é essencial ouvir atentamente os problemas que elas encontram em seus fluxos de trabalho e os fatores que as retardam. Ao revelar as interrupções internas, podemos abordar os gargalos críticos e sugerir medidas para tornar os fluxos de trabalho existentes mais eficientes. Essa é a base para ganhar a confiança das pessoas e mostrar que o UX não é uma interrupção, mas sim uma solução para os problemas.
Este conteúdo foi auxiliado por Inteligência Artificial, mas escrito e revisado por um humano.